• W momencie gdy budynek, część budynku czy lokal będzie zbywany lub wynajmowany (nawet krótkoterminowo).
• W momencie zakończenia budowy, pozwolenia na użytkowanie.
• Przy dotacjach i dofinansowaniach.
• Każdorozo, gdy charakterystyka budynku ulegnie zmianie.
• Po 10 latach o wykonania świadectwa charakterystyki energetycznej
• Świadectwo trzeba przekazać nabywcy lub najemcy w momencie gdy budynek, część budynku lub lokal będzie:
zbywany na podstawie umowy sprzedaży,
zbywany na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
wynajęty. Oznacza to, że świadectwo sporządza się w celu przekazania go najemcy lub kupującemu, a więc przy okazji najmu lub sprzedaży budynku lub części budynku (obowiązek ten funkcjonuje w ustawie o charakterystyce energetycznej budynków od 2015 r., wcześniej (od 2009 r.) obowiązek ten funkcjonował w ustawie Prawo budowlane).
• Świadectwo należy również zamieścić w widocznym miejscu dla budynków:
o powierzchni użytkowej powyżej 250 m2 zajmowanych przez organy wymiaru sprawiedliwości, prokuraturę oraz organy administracji publicznej i w których dokonywana jest obsługa interesantów,
o powierzchni użytkowej przekraczającej 500 m2, w którym są świadczone usługi dla ludności (o ile świadectwo jest już sporządzone).
• Inwestor będzie zobowiązany załączyć świadectwo charakterystyki energetycznej do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub do wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie (obowiązek wchodzi w życie z dniem 28 kwietnia 2023 r.). Z obowiązku tego wyłączone są domy do 70 m2 zabudowy do własnych celów mieszkaniowych.

Świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument, który określa wielkość zapotrzebowania na energię niezbędną do zaspokojenia potrzeb energetycznych związanych z użytkowaniem budynku lub części budynku.

Świadectwa charakterystyki energetycznej jest ustandaryzowane i jego wzór określony jest przez Ministra Inwestycji i Rozwoju. Zawiera ono szereg parametrów technicznych budynku, jego zapotrzebowanie energetyczne, adres, zdjęcie obiektu oraz dane osoby sporządzającej świadectwo.

Świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia. Świadectwa przekazane przed dniem wejścia w życie ustawy (28 kwietnia 2023 r.) zachowają ważność przez okres, na jaki zostały sporządzone. Świadectwo straci ważność przed upływem tego terminu, jeżeli zostaną przeprowadzone roboty budowlano-instalacyjne, w wyniku których zmianie ulegnie charakterystyka energetyczna budynku lub części budynku (np. wymiana okien, wymiana źródła ciepła, docieplenie budynku.

Podstawowe wskaźniki zawarte w świadectwie charakterystyki energetycznej to zapotrzebowanie na energię, ale są też szzegółwe parametry techniczne budynku takie jak rodzaj, adres, data budowy, rodzaje przegród budowlanych, sposobu ogrzewania, wentylacji chłodzenia itp.

Świadectwo charakterystyki energetycznej przekazuje się w formie papierowej, opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz podpisem osoby uprawnionej. W wyniku nowelizacji przepisów (od 28 kwietnia 2023 r.), świadectwo będzie można otrzymać w formie:• papierowej – opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz podpisem osobistym osoby uprawnionejlub • elektronicznej - opatrzone numerem nadanym w centralnym rejestrze charakterystyki energetycznej budynków oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osoby uprawnionej. Fakt przekazania świadectwa, zostanie odnotowany w akcie notarialnym, natomiast w przypadku braku jego przekazania – notariusz pouczy zobowiązanego do przekazania świadectwa o karze grzywny za niewywiązanie się z tego obowiązku.

Dokonujemy audytu na podstawie dokumentacji okazanej przez zleceniodawcę, wizji lokalnej, dokumentacji urzędowej.

W przypadku gdy dla budynku lub części budynku zostało sporządzone świadectwo charakterystyki energetycznej, w ogłoszeniu lub reklamie dotyczących sprzedaży lub najmu budynku lub jego części należy podawać (od 28 kwietnia 2023 r.):
• wskaźniki rocznego zapotrzebowania na energię użytkową, energię końcową, nieodnawialną energię pierwotną,
• udział odnawialnych źródeł energii w rocznym zapotrzebowaniu na energię końcową,
• jednostkową wielkość emisji CO2.

Świadectwo charakterystyki energetycznej należy sporządzić dla istniejącego budynku lub części budynku (lokalu) dopiero, gdy będzie on przedmiotem sprzedaży bądź najmu.
W przypadku nowo wybudowanych budynków od dnia 28 kwietnia 2023 r. inwestor będzie miał obowiązek dołączenia świadectwa charakterystyki energetycznej do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub do wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie (z obowiązku tego wyłączone są domy o powierzchni zabudowy do 70 m2 budowane dla zaspokojenia własnych potrzeb mieszkaniowych, natomiast przy ich sprzedaży lub najmie świadectwo lub kopię świadectwa należy przekazać odpowiednio nabywcy lub najemcy).
Z obowiązku sporządzania świadectw zwolnione są budynki:
1) podlegające ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami,
2) używane jako miejsce kultu i do działalności religijnej,
3) przemysłowe oraz gospodarcze niewyposażone w instalacje zużywające energię, z wyłączeniem instalacji oświetlenia wbudowanego,
4) mieszkalne, przeznaczone do użytkowania nie dłużej niż 4 miesiące w roku,
5) wolnostojące o powierzchni użytkowej poniżej 50 m2,
6) gospodarstw rolnych o wskaźniku EP określającym roczne obliczeniowe zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną nie wyższym niż 50 kWh/(m2·rok).
Zaznaczyć należy, iż zarówno w świetle obecnie obowiązujących przepisów prawa, jak też ich znowelizowanego brzmienia, obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej budynku będzie istniał wyłącznie w przypadku sprzedaży lub najmu budynku lub jego części (lokalu) bądź zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. Zatem spółdzielnia mieszkaniowa będzie zobowiązana do sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej, wyłącznie w sytuacji, gdy będzie stroną jednej z ww. umów, jako sprzedawca lub wynajmujący. Zatem obowiązek sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej nie powstanie w wypadku zawarcia umowy o ustanowienie spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu, ani też ustanowienia odrębnej własności lokalu. Należy również dodać, iż w wyniku nowelizacji przepisów, od dnia 28 kwietnia 2023 r., w przypadku nowo wybudowanych budynków inwestor będzie miał obowiązek dołączenia świadectwa charakterystyki energetycznej do zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub do wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie. Tym samym, od wskazanego powyżej terminu spółdzielnia mieszkaniowa, w momencie składania zawiadomienia o zakończeniu budowy obiektu budowlanego lub wniosku o udzielenie pozwolenia na użytkowanie, będzie zobowiązana złożyć ww. dokument. Przepisy ustawy dopuszczają możliwość wystąpienia do właściciela lub zarządcy budynku o nieodpłatne udostępnienie dokumentów pozwalających na sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej dla części budynku. Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy, świadectwo charakterystyki energetycznej części budynku może być opracowane na podstawie świadectwa charakterystyki energetycznej budynku, a w przypadku braku tego świadectwa, na podstawie dokumentacji technicznej budynku. Oznacza to, iż możliwa jest sytuacja, w której właściciel części budynku lub osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub osoba, której przysługuje spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego (lub najemca w przypadku, o którym mowa w art. 11 ust. 3 – w terminie do 27.04.2023 r.) wystąpi do spółdzielni mieszkaniowej z wnioskiem o nieodpłatne przekazanie kopii świadectwa charakterystyki energetycznej budynku (w przypadku jego sporządzenia dla budynku), a w przypadku braku tego świadectwa, dokumentacji technicznej budynku, w celu sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej dla części budynku. Zatem jeżeli świadectwo charakterystyki energetycznej zostało już sporządzone dla całego budynku, to może zostać ono wykorzystane do sporządzenia świadectwa dla jego określonej części. Natomiast jeżeli świadectwo dla całego budynku nie zostało jeszcze sporządzone, możliwe jest wykorzystanie w tym celu istniejącej dokumentacji technicznej. Wymaga podkreślenia, iż w przypadku złożenia takiego wniosku przez uprawnionego, właściciel lub zarządca budynku jest obowiązany do nieodpłatnego przekazania ww. dokumentów, w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia złożenia wniosku (art. 9 ust. 2 ustawy).

Zgodnie z ustawą z obowiązku sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej zwolnione są budynki podlegające ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. W myśl art. 3 ust. 4 ww. ustawy z obowiązku zapewnienia sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej dla budynku lub części budynku zwolnione są m.in. budynki podlegające ochronie na podstawie przepisów o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami. W związku z powyższym należy wskazać, iż za budynki podlegające ochronie należy uznać budynki objęte wszelkimi formami ochrony zabytków, o których mowa w art. 7 ustawy z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami  (Dz. U. z 2022 r., poz. 840), jak też budynki nimi nie objęte, a włączone do wojewódzkiej lub gminnej ewidencji zabytków.
Nie każdy budynek znajdujący się w strefach ochrony konserwatorskiej oraz na obszarach historycznych układów urbanistycznych i ruralistycznych wpisanych do rejestru zabytków jest zabytkiem. Należy zauważyć, że w strefie ochrony konserwatorskiej jak i na obszarze historycznego układu mogą, co do zasady być realizowane nowe inwestycje, natomiast działania konserwatorskie w ich granicach mogą polegać na usuwaniu budynków i budowli zakłócających historyczną kompozycję przestrzenną. Strefa ochrony konserwatorskiej jest obszarem technicznym, na którym wprowadza się kreślone ustaleniami planu ograniczenia, zakazy i nakazy, mające na celu ochronę znajdujących się na tym obszarze zabytków, więc jako taka nie jest zabytkiem. Warto dodać, że strefy ochrony konserwatorskiej wyznacza się w różnych celach, nie tylko w celu ochrony tkanki zabytkowej, ale również walorów widokowych (ekspozycji) i krajobrazowych. Natomiast historyczne układy urbanistyczne i ruralistyczne jako nieruchome zabytki przestrzenne, obok zabytków indywidualnych stanowią przedmiot wpisu do rejestru zabytków i określa się je również jako wpisy obszarowe.
Przedmiotem ochrony na podstawie wpisu obszarowego (układu) nie jest substancja zabytkowa, lecz charakterystyczne cechy przestrzeni, w tym: historyczne rozplanowanie placów i ulic, ich przebieg, szerokość i przekrój, historyczny kształt i wielkość działek oraz ich sposób zagospodarowania, współzależność między zabudową, zielenią a otwartą przestrzenią, wygląd zewnętrzny budowli określony skalą, rozmiarami, stylem, konstrukcją, materiałami, kolorem i wystrojem. Wobec powyższego budynki objęte wpisem obszarowym nie są zwolnione z obowiązku zapewnienia sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej.

Spółdzielnia mieszkaniowa nie ma obowiązku sporządzenia świadectwa charakterystyki energetycznej przy zawarciu umowy przeniesienia własności lokalu [o której mowa w art. 1714 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1208 oraz z 2022 r. poz. 1561)]. Na podstawie art. 11 ust. 1 znowelizowanej ustawy właściciel lub zarządca budynku lub części budynku, osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub osoba, której przysługuje spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego, jest zobowiązany do przekazania odpowiednio nabywcy albo najemcy: 1. świadectwa charakterystyki energetycznej - przy sporządzeniu aktu notarialnego umowy zbycia prawa własności albo spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu; 2. kopię świadectwa charakterystyki energetycznej, które przekazano w postaci papierowej, albo wydruk świadectwa charakterystyki energetycznej, które przekazano w postaci elektronicznej - przy zawarciu umowy najmu. Użyty w tym przepisie termin „zbycie” należy tłumaczyć w kontekście art. 3 ustawy, zgodnie z którym właściciel lub zarządca budynku lub części budynku lub osoba, której przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub osoba, której przysługuje spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego zapewnia sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej dla budynku lub części budynku: 1. zbywanego na podstawie umowy sprzedaży; 2. zbywanego na podstawie umowy sprzedaży spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu; 3. wynajmowanego. Wobec powyższego, należy wskazać, że zawarcie umowy przeniesienia własności lokalu, o której mowa na wstępie, stanowi w istocie zmianę formy prawnej dysponowania lokalem (tj. przekształcenie spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w odrębną własność) i nie jest żadną z umów, o których mowa w art. 3 ustawy.